Je bedrijf overlaten aan je werknemers in 23 stappen

Nog voor je met externen of medewerkers over overdracht gaat praten, maak je het best je bedrijf ‘overdrachts-klaar’.

1. Begin op tijd.

Realiseer je dat de termijn tussen het bedrijf klaarmaken voor overdracht en de daadwerkelijke overdracht al snel 5 tot zelfs 10 jaar in beslag neemt.

2. Bepaal wat het beste is voor jouw onderneming.

Een onderneming creëert heel wat toegevoegde waarde. Voor klanten dankzij de kwaliteit van de aangeboden producten en diensten, voor de medewerkers dankzij de creatie van werkgelegenheid, voor leveranciers omdat je zelf afnemer bent,  voor de samenleving via de fiscaliteit … Denk na over welk scenario het beste is op langere termijn voor de duurzaamheid van jouw onderneming en zijn vele stakeholders.

3. Bepaal wat het beste is voor jou persoonlijk.

Een bedrijf overlaten is een ingrijpende keuze. Je neemt (langzaam) afscheid van jouw levenswerk. Want nergens lopen leven en werk zo door elkaar als bij een eigenaar/zaakvoerder van een kmo. Niet zelden bepaalt het bedrijf jouw identiteit. Je denk dus het best vooraf na over wat je met de overdracht wil bereiken: zo veel mogelijk financiële meerwaarde realiseren, de spirit van het bedrijf behouden en vooral jouw eigen levensinvulling na de overname. Weet dat het ondernemersbloed kruipt waar het niet gaan kan. Zoek dus tijdig een nieuwe uitdaging.

4. Betrek alle belanghebbenden.

Denk niet alleen aan jouw eigen positie maar ook aan die van jouw partner,  kinderen  en mogelijk andere vennoten, ook al zijn ze minderheidsaandeelhouder. Als je hen vroeg genoeg betrekt, zullen er later in het proces minder onverwachte weerstanden opduiken.

5. Breng alle bedrijfsprocessen in kaart.

Wat zijn onze visie en missie? Hoe organiseren we onze kernactiviteit? Hoe overleggen we met elkaar, hoe communiceren we met leveranciers en klanten? Hoe is ons personeelsbestand opgebouwd, wie doet wat en waarom? Wat is de kern van onze bedrijfscultuur?

6. Maak zelf eens een SWOT-analyse van je bedrijf.

Doe dit zelf en laat dit ook door je medewerkers doen. Hiermee kan je voor jezelf en voor hen duidelijk maken waar knelpunten en kansen zitten. Bedenk dat veel medewerkers dit immers vaak zelf al aanvoelen. Dit eerlijk uitspreken en hierover met elkaar in dialoog gaan, vergroot alleen maar de loyaliteit en de slaagkansen bij verdere besprekingen.

Het is ook zinvol om een aantal sleutelfiguren in/voor het bedrijf (management, boekhouder) eens te vragen een SWOT te maken. Dit geeft een neutrale indicatie van hoe je bedrijf gezien wordt. Vergelijk de verschillende SWOT-analyses met elkaar. Als er grote verschillen zijn, bespreek ze  dan.

7. Zet de interne organisatie op orde.

Evenmin als een externe overnemer, zijn je medewerkers geïnteresseerd in een onderneming waar de bedrijfsvoering mank loopt. Zorg er bijvoorbeeld voor dat:

  • het bedrijf financieel gezond is (solvabiliteit, rendabiliteit, liquiditeit,…)
  • de kernprocessen op punt staan
  • er een stabiele klantenportefeuille is
  • grotere gerechtelijke geschillen met klanten, personeel, fiscus … achter de rug zijn

8. Bekijk het personeelsbestand eens grondig.

Welke medewerkers hebben ambities? Welke medewerkers hebben specifieke talenten? Welke ambities en talenten zijn interessant in het kader van een overdracht aan werknemers? Wie zouden ambassadeurs van zo’n overdracht kunnen worden?

Bekijk met dit in je achterhoofd hoe je het overdrachtstraject gaat aanpakken. Welke taken en bevoegdheden die jij nu uitoefent, kunnen geleidelijk aan naar bepaalde medewerkers gaan?

9. Bekijk vervolgens eens op welke manier jij en je medewerkers nu samenwerken.

Wordt er formeel of informeel gewerkt? Wordt er coöperatief of competitief gewerkt? Wie zijn de formele leiders, wie de informele? Wordt er constructief gewerkt of ontstaan er makkelijk conflicten?

Als werknemers het bedrijf overnemen zal er veel met en tussen hen overlegd en beslist moeten worden. Samenwerken vraagt tijd en vaardigheden. Begin hier tijdig mee!

10. Welke termijn heb je voor ogen?

Wil je over 5 jaar stoppen? Of nog zolang mogelijk aan boord blijven? Op basis van de termijn die je voor ogen hebt, vul je ook je eigen rol in. Welke taken en bevoegdheden wil je wanneer overdragen, en aan wie? Welke rol wil je zelf nog opnemen en hoe kan deze rol ondersteunend zijn voor de overnemers-werknemers?  Bedenk daarbij wat zij en het bedrijf nog van je nodig hebben. En bedenk ook wat ze niet meer van je nodig hebben en zelf kunnen en willen doen. Maak hiervoor een (globale) planning en leer los te laten.

11. Maak het bedrijf aantrekkelijk voor jouw opvolgers.

Naast het overdragen van taken en bevoegdheden van jou als zaakvoerder wordt natuurlijk ook de zaak zelf overdragen.

Om een overname door werknemers financieel haalbaar(der)  te maken kan het zinvol zijn om roerende en onroerende zaken te scheiden waarbij het roerende (eventueel geleidelijk aan) overgenomen wordt en het onroerende gehuurd kan gaan worden. Vervolgens kan eenzelfde soort piste (via huur naar geleidelijke aankoop) bekeken worden voor bijvoorbeeld zeer dure machines.  

12. Kies de juiste juridische structuur.

Zowel om fiscale als praktische redenen heeft jouw bedrijf wellicht een aangepaste juridische structuur nodig. Vaak wordt er een (coöperatieve) holdingstructuur gecreëerd die eigenaar wordt van de aandelen van het operationele bedrijf. Dit maakt een vlotte overdracht van aandelen mogelijk en laat u toe om soepel om te gaan met de verhouding tussen eigendomsrecht en beslissingsmacht.

Eens je bedrijf overdrachtsklaar is, kan je er anderen bij betrekken:

13. Ga eens over het muurtje kijken.

In binnen- en vooral het buitenland zijn er tal van geslaagde bedrijfsoverdrachten aan werknemers. Ga hen eens bevragen over hun ‘lessons learned’. Vraag hen waar je zeker in hun voetsporen moet lopen maar ook naar hun bananenschillen.

14. Bespreek je plannen met alle betrokken partijen.

Het bedrijf overlaten aan eigen werknemers is voor de meeste mensen onbekend terrein.

Spreek er zeker verder met je naaste familie over. Vervolgens met de raad van bestuur, de boekhouder-accountant en tot slot de sleutelfiguren in het bedrijf zoals het management.

15. Bepaal je financiële doelstellingen.

Besef dat deze vorm van overdracht je niet de hoogste mogelijke verkoopprijs oplevert. Als dat je belangrijkste drijfveer is, zoek je beter een externe koper. Een overdracht aan eigen werknemers vertrekt eerder vanuit waarden als behoud van bedrijfsidentiteit en verbondenheid met personeel. Wel is het zinvol een richtprijs te bepalen als vertrekpunt voor verdere besprekingen.

16. Betrek jouw experts.

Uitgesproken eigen plannen en wensen zijn een must. Daarnaast is het aangewezen om experts als een jurist, accountant  … te betrekken. Zij gaan na of je plannen juridisch en financieel correct en haalbaar zijn. Ook bekijken zij samen met jou welke opties (financieel) haalbaar zijn en hoe je ze financieel en juridisch het best organiseert. Werk zo’n plan in grote lijnen uit voor je ermee naar je medewerkers stapt.

17. Organiseer meetings met medewerkers.

Neem hiervoor voldoende tijd. Start met algemeen uiteenzetten van de plannen. Geef de medewerkers tijd om aan het idee te wennen. Informeer hen daarna in verschillende sessies over alle facetten die komen kijken bij deze vorm van overdracht (gaande van samen eigenaar zijn, samen overleggen, onderscheid tussen eigenaar zijn en leiderschap alsook tussen eigenaar zijn en beslissingsbevoegdheden hebben enzovoorts).

Geef voldoende ruimte en tijd voor vragen, bedenkingen, onzekerheden en dergelijke.

Voorzie eventueel externen die deze sessies kunnen begeleiden.

18. Communiceer consequent.

Geef elke medewerker op elk moment dezelfde informatie. Kom afspraken na. Als je bijvoorbeeld belooft om binnen de drie maanden toelichting te geven bij de jaarrekeningen, hou je dan aan de vooropgestelde termijn.

19. Onderzoek welke ondersteuning mogelijk is vanuit bv. de overheid.

Er zijn zeker mogelijkheden om een overdracht aan eigen medewerkers betaalbaar te maken.

Hiervoor kijk je het best op vlaio.be, de website van Vlaams Agentschap Innoveren en Ondernemen.

20. Wees transparant over bedrijfseconomische aspecten.

Dit betekent transparant zijn over de cijfers, over de klantenportefeuille, over ontwikkelingen vanuit verleden tot heden, en hoe die geleid hebben tot welke strategische keuzes.

21. Zorg dat de medewerkers voldoende informatie hebben op het moment dat de echte onderhandelingen starten.

Realiseer je dat zij voor het eerst met deze materie bezig zijn. Om onderhandelingen een eerlijke slaagkans te geven én te zorgen voor een goede samenwerking nadien is gelijkwaardig geïnformeerd zijn belangrijk bij de start van de onderhandelingen.

22. Stel een vormingsplan voor jouw medewerkers op.

Jouw medewerkers hebben vele vragen over hun toekomstig sociaal statuut (bv. voor- en nadelen van het statuut van zelfstandige), hebben een tekort aan praktische kennis om een bedrijf te leiden (inzicht in budgettering, financiële geletterdheid …). Stel een vormingsplan op om jouw medewerkers op te leiden. Vele van deze vormingen worden aan redelijke prijzen aangeboden (door jouw sociaal secretariaat, werkgeversorganisatie Syntra …)

23. Bouw geleidelijk aan jouw sleutelrol in het bedrijf af.

Draag langzaam maar zeker verantwoordelijkheden en belangrijke taken met betrekking tot financiën, inkoop, productie … over. Introduceer tijdig jouw medewerkers bij belangrijke klanten, bankiers, leveranciers … en schuif hen naar voren als gesprekspartner.